Uusi työntekijä on löytynyt, ja on aika suunnitella, miten hänet perehdytetään. Eletään tärkeää vaihetta, jonka aikana työntekijän pitäisi oppia sekä uusi työ että työpaikan toimintatavat. Tilanne on kaikille jännittävä! Sekä työnantaja että työntekijä pohtivat keskeisintä inhimillistä kysymystä: kelpaanko minä? Toki pohdinnassa on moni muukin asia. Tuliko tehtyä virhe? Miten muistamme puhua kaikesta? Avain onnistumiseen on selkeä suunnitelma, joka sisältää realistisen aikataulutuksen.
Perehdyttämiselle on hankala varata vuosikelloon aikaa, kun ei tiedä, milloin se realisoituu. Niinpä aikaa on pienemmässä organisaatiossa aina raivattava. Isommassa organisaatiossa, jolla on riittävän resursoitu HR, voi yleistä perehdytystä olla viikoittain. Sielläkin kuitenkin kollegoiden on varattava aikaa substanssiperehdytykselle. Asetelmaa voi helpottaa sillä, että prosessi on mahdollisimman hyvin ennakoitu ja vakioitu.
Pienessäkin organisaatiossa pitäisi olla ainakin seuraavat perehdytyksen vaiheet:
- Uudelle työntekijälle annetaan luettavaksi selkeä koonti kaikista henkilöstöhallinnon dokumenteista, kuten turvallisuusohjeista, yhdenvertaisuussuunnitelmasta ja muista tärkeistä käytännöistä.
- Luodaan kokonaisnäkymä työpaikan rutiineihin (esim. ihan vaan kalenteriin kaikki toistuva).
- Työkaverit ovat varanneet etukäteen kalenterista omat perehdytyshetket.
- Joku on vastassa ekana päivänä, vie lounaalle ja mahdollisiin palavereihin.
- Kaikki lähityypit käyvät moikkaamassa ja jututtavat tulokasta.
- Kalenteriin on varattu mahdollisimman paljon yhteistä aikaa edeltäjän kanssa, tai jos sellaista mahdollisuutta ei ole, niin mahdollisimman paljon aikaa kysymyksille.
Tämän perustan päälle voi sitten keksiä kaikkea ihanaa ilahduttamista. Perusasioilla pääsee jo pitkälle!
Perehdytyksen tavoitteet
Oppia työtehtävä, eiks vaan? No, aika paljon muutakin. Tutustua, luoda luottamusta, varmistua mahdollisen koeajan puitteissa, että työntekijä ja työnantaja ovat molemmat tyytyväisiä tekemäänsä valintaan, ajaa sisään toimintatapoihin, löytää rooli ryhmädynamiikassa, omaksua organisaatiokulttuuria jne. Vaikka varsinainen perehdytys kestäisi vaikkapa kaksi viikkoa, on mielestäni asiantuntijatyössä koko ensimmäinen vuosi perehdytystä. Myöhemminkin toki opitaan ja kehitytään, mutta riittävää ymmärrystä organisaatiosta ja tehtävästä voi mielestäni odottaa tässä vaiheessa.
Hitsi, että joskus on hankalaa saada perehdytys nappiin! Ainakin itselle perustehtävän parissa suhatessa on todella vaikeaa hyväksyä se, kuinka puutteellisesti joskus joutuu perehdyttämään. Tehtävää aiemmin hoitanut ei välttämättä enää ole talossa, dokumentaatio voi olla puutteellinen, ja pomo muutenkin harvemmin on se, joka oikeasti tietää, miten homma hoidetaan. Tehtävä kuin tehtävä – työkavereista on ollut tässä aina enemmän hyötyä kuin meikäläisestä. Toki johtajana varmistun siitä, että perustehtävä on ymmärretty ja tavoitteet selkeät.
Olisi mielenkiintoista kuulla, millaisia kokemuksia sinulla on perehtymisestä ja perehdyttämisestä. Kerro niistä kommenteissa!